دستگاه فکس یک دستگاه کاربردی است که به شما امکان ارتباط سریع و مقرون به صرفه با دیگر افراد را می دهد. شما با ارسال فکس می توانید اسناد و مدارک مورد نظر تان را در کم ترین زمان ممکن برای دیگر افراد ارسال کنید. در این جا در خصوص نحوه فرستادن فکس توضیحاتی را ارائه می دهیم.
دنیای امروز دائما در حال پیش رفتن به سمتی است که ارتباطات بین افراد در سراسر جهان افزایش یابد. از این رو دستگاه ها و ماشین های متفاوتی که هر روزه به بازار می آیند، با هدف متصل کردن مردم جهان عرضه می شوند. در بین دستگاه های متفاوتی که در محل کار خود با آن سر و کار دارید، دستگاه فکس یکی از کاربردی ترین دستگاه ها جهت ارتباط سریع با دیگر افرادی است که کیلومتر ها از شما دور هستند.
اما این که تا چه میزان از کارایی و مزیت های این دستگاه اطلاع دارید و این که آیا از نحوه کار کردن با این دستگاه و چگونگی ارسال فکس مطلع هستید یا خیر، مساله ای است که اهمیت زیادی دارد. از این رو در ادامه می خواهیم چگونگی کار با این دستگاه و نحوه ارسال کردن فکس را مورد بررسی قرار دهیم. اما در ابتدا بهتر است از کاربرد های این دستگاه بیش تر مطلع شویم.
دستگاه فکس چه کاربردی دارد؟
با کمک یک دستگاه فکس شما می توانید به سرعت و در کم ترین زمان ممکن با افرادی در سراسر جهان ارتباط برقرار کنید. این روش مقرون به صرفه به شما این امکان را می دهد تا در اسرع وقت اسناد و مدارک مورد نظر خود را برای دیگر شرکت ها و دیگر افراد در هر جایی از دنیا ارسال کنید. ارسال فکس تنها برای برقراری ارتباط با افرادی خارج از سازمان شما کاربرد ندارد.
گاهی اوقات، خصوصا در سازمان ها و شرکت های بسیار بزرگ از دستگاه های فکس جهت فرستادن هر چه سریع تر و راحت تر مدارک و اسناد مهم بین کارکنان و مدیران همان شرکت نیز استفاده می شود. علاوه بر این، کاربرد یک دستگاه فکس تنها در محیط کار نیست. بسیاری از افراد در خانه و اتاق کار خود در منزل نیز از دستگاه های فکس استفاده می کنند. از آن جایی که کارکرد این دستگاه بسیار راحت و کاربردی است، داشتن یک دستگاه فکس می تواند گزینه ایده آلی برای افراد در موقعیت های مختلف محسوب شود.
ارسال فکس در دستگاه چگونه صورت می گیرد؟
یک دستگاه فکس از طریق یک خط تلفن کار می کند. در واقع زمانی که شما قصد ارسال یک سند، برگه و حتی یک تصویر را از طریق این دستگاه دارید، دستگاه ابتدا با استفاده از اسکنر خود آن را اسکن کرده و سپس از طریق خط تلفن آن را ارسال می کند. در نهایت، فرد گیرنده برای دریافت سند و برگه مورد نظر باید آن را پرینت بگیرد.
به این ترتیب می توان یک دستگاه اسکن را مجموعه ای از اسکنر، تلفن و پرینتر در نظر گفت. با این که در کل فرایند ارسال فکس و کارکرد دستگاه های فکس یکسان و مشابه است، اما با این حال دستگاه های مختلف ممکن است تفاوت های جزئی داشته باشند. برای این منظور بررسی دقیق دفترچه راهنمای دستگاه قبل از کار با آن الزامی است. با این حال در ادامه به صورت کلی در خصوص نحوه فرستادن فکس با دستگاه های مختلف را برای آن دسته از افرادی که تاکنون با این دستگاه کار نکرده اند ارائه می دهیم.
آموزش نحوه ارسال فکس با دستگاه های مختلف
برای این منظور در قدم اول باید دستگاه فکس خود را روشن کنید. سپس تمامی اسناد و مدارکی که قصد ارسال آن ها از طریق فکس را دارید، جمع آوری کنید. دقت داشته باشید که این اسناد وضوح خوبی داشته باشند و فاقد خط و خطوط باشند. چون عملکرد دستگاه اسکن مدرک جهت ارسال فکس است، وضوح سند می تواند برگه چاپ شده را خوانا تر کند. قدم بعدی نحوه قرار دادن برگه مورد نظر در دستگاه است. این بخشی است که ممکن است در دستگاه های فکس مختلف، متفاوت باشد. روی دستگاه فکس نحوه قرار گیری سند مشخص شده است. بنابراین با توجه به دستورالعمل ارائه شده روی دستگاه، برگه های خود را درون آن قرار دهید.
در قدم بعدی باید شماره گیرنده فکس را وارد کنید. همان طور که می دانید دستگاه فکس مانند یک خط تلفن کار می کند. شماره فرد گیرنده برای دریافت فکس را وارد کنید. در نظر داشته باشید که شماره را به همراه پیش شماره مقصد مورد نظر وارد کنید. حالا دستگاه آماده ارسال فکس است. دکمه ارسال را فشار دهید تا اسناد شما وارد دستگاه شوند. دستگاه شروع به اسکن و ارسال می کند. در صورت موفقیت آمیز بودن فرایند فرستادن فکس توسط دستگاه، روی صفحه نمایش آن پیامی مبنی بر موفقیت آمیز بودن فرایند ارسال برای شما نمایش داده خواهد شد.
نکاتی که توجه به آن ها هنگام ارسال کردن فکس با دستگاه اهمیت دارد
زمانی که با یک دستگاه فکس کار می کنید، برخی از موارد را باید پیش از ارسال فکس در نظر داشته باشید. برخی از این نکات شامل موارد زیر است:
1.از قرار گرفتن صحیح برگه ها و اسناد در دستگاه مطمئن شوید. در نظر داشته باشید که در هر دستگاه برگه ها به نحو به خصوصی باید قرار داده شوند. اگر این کار را اشتباه انجام دهید، به احتمال زیاد گیرنده فکس شما، یک برگه سفید و خالی را دریافت خواهد کرد.
2.همان طور که می دانید دستگاه فکس با خط تلفن کار می کند. بنابراین باید پیش از ارسال فکس، از آزاد بودن خط تلفن تان و وصل بودن آن اطمینان حاصل کنید. همچنین اگر خط تلفن فرد گیرنده نیز اشغال باشد، فکس شما ارسال نمی شود.
3.در وارد کردن دقیق شماره ای که می خواهید برای آن مدارک خود را ارسال کنید، دقت کافی را داشته باشید.
4.اگر ترتیب خاصی برای ارسال مدارک در نظر دارید، باید برگه ها را به ترتیب اولویت دریافت در دستگاه قرار دهید.
5.حتما مطمئن شوید که دستگاه فکس شما به میزان کافی جوهر داشته باشد.
6.اگر دریافت کننده فکس هستید، باید از قرار داشتن کاغذ در دستگاه فکس خود مطمئن شوید.
7.هر دستگاه فکسی یک استاندارد تعریف شده برای سایز برگه ها و اسنادی که در دستگاه قرار می دهید دارد. بنابراین حتما از سایز استاندارد برگه ها و اسناد در دستگاه برای ارسال فکس استفاده کنید.
8.در خصوص وارد کردن پیش شماره در نظر داشته باشید که در برخی از دستگاه های جدید تر برای شماره هایی که پیش شماره آن ها با خط تلفن دستگاه فکس یکسان است، نیازی به وارد کردن پیش شماره نیست. این مورد را می توان در دفترچه راهنمای دستگاه بررسی کرد.
رفع مشکلات و تعمیرات دستگاه فکس
گاهی اوقات مشکلات متعددی ممکن است برای دستگاه فکس ایجاد شود که با بررسی دفترچه راهنما نیز نتوان آن را برطرف کرد. در این موارد بهتر است از افراد متخصص تعمیرات دستگاه فکس کمک بگیرید. مقاله تعمیر دستگاه فکس می تواند در این خصوص اطلاعات بیش تری را به شما ارائه دهد.
